Umfang
Eine Wartungsanfrage im vorhandenen Mailpostfach auslesen und einen Antwortentwurf aus einer freigegebenen Vorlage vorbereiten. Fehlende Angaben erscheinen als Rückfrage. Ein Auslöser, ein Ziel, höchstens zwei vorhandene Programme und zehn Schritte; bis 1.000 Vorgänge im Monat.
Der Betrieb prüft Inhalt und Empfänger und versendet selbst. Ohne Freigabe erfolgt kein Versand. Einrichtung, Protokoll, Testliste, Anleitung und eine gesammelte Korrekturrunde gehören zum Umfang.
Ausschlüsse und Voraussetzungen
Keine Terminvergabe, Preiszusage, technische Diagnose, Buchung oder Zahlung. Keine zusätzlichen Abläufe, Systemumzüge oder Sonder-Schnittstellen. Keine Gesundheitsdaten, Steuer- oder Rechtsentscheidungen.
Tarif, Schnittstellenrechte, Freigabemöglichkeit und Datenschutz werden vor Auftrag geprüft. Scheitert eine Voraussetzung, entsteht daraus kein Auftrag. Lieferzeit nach bestandener Prüfung und vollständigen Zugängen: 5 bis 10 Werktage.
Testfälle und Abnahme
1. Vollständige Anfrage: passender Entwurf aus der freigegebenen Vorlage.
2. Fehlende Anlagendaten: Rückfrage statt erfundener Angaben.
3. Doppelte Anfrage: als Dublette markieren, keinen zweiten Entwurf versenden.
4. Geänderter Entwurf: erneut prüfen und freigeben.
5. Fehler beim Lesen: Vorgang bleibt offen und wird protokolliert.
6. Keine Freigabe: kein Versand. Abnahme schriftlich, wenn alle vereinbarten Fälle bestehen. Ohne Rückmeldung innerhalb von 14 Kalendertagen nach der Fertigmeldung gilt der Ablauf als abgenommen.
Verbindlicher Höchstpreis und Zahlung
Verbindlicher Höchstpreis für diesen Musterumfang: 599 € netto (712,81 € brutto). Teurer wird die Einrichtung nicht. Der Höchstpreis gilt 30 Tage ab dem Datum des Plans und für den hier beschriebenen Umfang. Wünschen Sie später mehr, bekommen Sie dafür einen neuen Plan. Im Muster ist das der Einstiegspreis des Pakets Ein Ablauf. Für einen echten Betrieb steht der Höchstpreis in dessen Plan.
30 % bei Auftrag: 179,70 € netto (213,84 € brutto). 70 % nach Abnahme: 419,30 € netto (498,97 € brutto).
Für einen Auftrag gelten die Auftragsbedingungen für Automatisierung, Stand November 2026. Werden echte personenbezogene Daten verarbeitet, kommt eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung dazu.
Freiwillige Betreuung getrennt
Optional nach Abnahme: ab 99 €/Monat netto (117,81 €/Monat brutto). Im Beispiel wird mit diesem Einstiegspreis gerechnet. Funktionskontrollen, Fehlersichtung, Monatsbericht und bis zu 30 Minuten kleine Konfigurationsänderungen. Neue Abläufe und Fremdgebühren sind ausgeschlossen. Monatlich mit sieben Kalendertagen Frist zum Monatsende kündbar. Betrieb ohne Betreuung ist möglich.
Lohnt es sich im ersten Jahr?
Alle folgenden Mengen und Zeiten sind Annahmen für dieses erfundene Beispiel: 20 Vorgänge/Woche × (6 - 2) Minuten × 45 €/Stunde × 46 Wochen ÷ 60 = 2.760 € Zeitwert pro Jahr.
Auch nach der Automatisierung braucht das Prüfen und Freigeben Zeit. Der Zeitwert ist keine zugesicherte Einsparung und keine Barauszahlung. Er lohnt sich nur, wenn die frei werdende Zeit genutzt wird.
Angenommene zusätzliche Fremdkosten für Programme, KI und Hosting: 0 € netto (0,00 € brutto) pro Monat. Die vorhandenen Tarife werden geprüft; dies ist kein versprochener Nulltarif.
Erstes Jahr ohne Betreuung: 599 € netto (712,81 € brutto). Zeitwert abzüglich dieser Kosten: 2.161 € netto.
Erstes Jahr mit freiwilliger Betreuung: 1.787 € netto (2.126,53 € brutto). Zeitwert abzüglich dieser Kosten: 973 € netto. Der rechnerische Zeitwert liegt über den Kosten mit Betreuung; das ist keine zugesicherte Einsparung.
Verglichen wird netto bei vollem Vorsteuerabzug. Ohne Vorsteuerabzug müssen die tatsächlichen Bruttokosten und der passende eigene Stundensatz angesetzt werden. Die Angaben sind keine Steuerberatung.
Kann Ihre vorhandene Software das schon?
Zuerst Vorlagen, Regeln und Entwurfsfunktionen im vorhandenen Mail- oder Handwerksprogramm prüfen. Reicht eine vorhandene Funktion, empfehle ich diese und sage die Einrichtung ab.
Ihr vorhandenes Programm bleibt, Sie brauchen kein neues Software-Abo. Falls der Tarif die nötigen Rechte nicht enthält, werden Mehrkosten vor Auftrag geklärt; ein neues Abo wird nicht vorausgesetzt.
Bei zu wenigen Anfragen, zu vielen Sonderfällen oder einem negativen Vergleich ist die Empfehlung: vorerst nicht automatisieren. Alles schriftlich, ohne Telefonat und ohne Termin.